Tout savoir sur l’utilisation de la fonction RechercheV Excel
La fonction Excel RechercheV (VLookup pour les anglophones) permet de retrouver une valeur sur une plage de cellules et la renvoyer sur la cellule de votre choix. Atoria vous explique tout ce que vous devez savoir vis-à-vis de la fonction RechercheV : dans quelle situation l’utiliser ? Comment faire pour l’utiliser ? Et quelles sont les erreurs classiques à éviter lors de son usage ?
Pourquoi utiliser la fonction RechercheV ?
La fonction RechercheV Excel permet de rechercher une valeur dans la première colonne d’un tableau Excel en fonction d’un critère et de l’afficher dans la cellule de votre choix.
Cela permet deux choses :
- éviter de passer de longues minutes saisir manuellement la valeur que vous recherchez
- utiliser des données et des valeurs se trouvant dans un autre tableau déjà complet
Voici quelques exemples d’utilisation de cette fonction :
- Dans le premier cas de figure, imaginons que vous travaillez en tant que directeur des ressources humaines au sein d’une grande entreprise. Vous avez un tableau (appelons le "tableau complet") avec les informations complètes relatives aux différents employés évoluant au sein de l’entreprise. Dans le cadre de vos fonctions, vous devez créer un nouveau tableau avec des informations présentes dans le "tableau complet". La fonction RechercheV vous permet alors de compléter automatiquement une partie de votre nouveau tableau.
- Dans le deuxième cas de figure, imaginons que vous gérez les relations client au sein d’une entreprise. Vous avez déjà une liste de vos entreprises clientes avec leur lieu géographique ("tableau complet"). Pour vos dernières commandes, vous souhaitez savoir où les expédier en fonction de la localisation de l’entreprise. RechercheV vous permettra d’associer chaque commande à son lieu de livraison en fonction de l’entreprise qui l’a passée
Comment marche la fonction RechercheV ?
Le principal but de la fonction RechercheV est de partir d’une valeur de départ pour obtenir une valeur d’arrivée.
Sa syntaxe prend alors cette forme : "=RECHERCHEV (Critère; matrice; index de colonne; [valeur proche])"
L’on retrouve alors quatre paramètres au sein de la syntaxe de cette fonction :
- Le critère : Il s’agit de la valeur de départ que nous avons déjà en notre possession et que nous souhaitons compléter par une ou plusieurs informations complémentaires.
- La matrice : Ce paramètre permet d’indiquer à Excel la plage de données dans laquelle aura lieu votre recherche. À noter que la plage de données dans laquelle le critère sera recherché doit impérativement se trouver dans la première colonne à gauche de votre tableur. La valeur d’arrivée doit elle être dans une autre colonne que la première à gauche du tableau.
Astuce : n’oubliez pas de figer cette plage (avec les signes “$”) pour qu’elle ne se décale pas lorsque vous allez étirer votre formule
Il faut que la fonction ait ce format "=RECHERCHEV(A2;$D$2:$F$17;3;FAUX)" et non ce format : "=RECHERCHEV(A2;D2:F17;3;FAUX)" - L’index de colonne : Il s’agit de l’index (le numéro) la colonne dans laquelle se trouve la cellule et l’information que vous recherchez
- valeur proche (optionel). Ce paramètre optionnel permet d’indiquer si vous souhaitez que le résultat recherché corresponde exactement ou approximativement à votre requête. Si vous souhaitez que la recherche soit exacte, il vous faudra indiquer FAUX. Si vous pouvez vous contenter d’une approximation, vous pourrez indiquer VRAI.
Astuce : dans le doute, nous vous recommandons de mettre FAUX pour éviter que les approximations de Excel vous fassent des mauvaises surprises.
Guide pratique pour faire une RechercheV sur un tableur Excel
Le mieux pour comprendre l’intérêt et le mode de fonctionnement de la fonction RechercheV est de mettre cela en pratique. Pour cela, mettons-nous dans la peau d’un gestionnaire de portefeuille client. Nous disposons d’un tableur Excel et souhaitons retrouver l’adresse de facturation de l’un de nos clients, en l’occurrence de Monsieur Oliveira. Nous souhaitons que son adresse apparaisse dans la cellule E12 de notre tableur.
Nous commençons alors à entrer dans la cellule E12 de notre tableur la fonction RechercheV :
Nous inscrivons dans la suite de la formule le critère de recherche, soit le nom de notre client : Oliveira. Puis nous indiquons la table matrice (la plage de cellules sur laquelle nous souhaitons réaliser la recherche), soit les cellules A2 à E9. Ensuite, nous inscrivons la colonne dans laquelle se trouve l’information que nous recherchons. Il s’agit de la colonne E, qui équivaut au numéro 5.
Finalement, nous indiquons si nous souhaitons que notre recherche soit approximative ou non. Nous souhaitons une correspondance exacte : pour ce faire, nous indiquons le mot "FAUX". Puis, nous fermons la fonction à l’aide d’une parenthèse.
Notre fonction prend alors cette forme : "=RECHERCHEV("Oliveira",A2:E9,5,FAUX)". Nous obtenons alors l’adresse de facturation de Monsieur Oliveira dans la cellule E13.
Pourquoi la fonction RechercheV ne fonctionne-t-elle pas ?
La fonction RechercheV, demande de rentrer plusieurs paramètres avec le plus de précision possible. Cela permet alors de faciliter la recherche dans votre feuille Excel.
Cependant, la complexité de la formule est généralement source d’erreur. Il suffit qu’un paramètre soit mal écrit pour qu’un message d’erreur apparaisse. Le message d’erreur le plus courant est « #N/A ». Cela signifie qu’Excel ne trouve pas votre valeur de départ dans la matrice que vous lui avez renseignée.
Le plus souvent, cette erreur est due au fait que vous n’avez pas renseigné correctement votre valeur de départ. Pour cela, n’hésitez pas à copier-coller votre valeur de départ pour que celle-ci soit fidèle à la valeur que vous recherchez réellement.
L’erreur peut également provenir du fait que vous n’avez pas renseigné correctement la matrice.
En effet, celle-ci doit contenir impérativement la valeur que vous recherchez. Dans ce cas de figure, il peut être intéressant de donner une matrice plus large que celle dont on a réellement besoin.
D’autres types d’erreurs peuvent apparaître. Dans certains cas de figure, il peut être intéressant de déplacer vos colonnes pour placer la colonne dont vous avez besoin à gauche de votre tableur. Cependant, cela peut se révéler impraticable si vous avez des feuilles de calcul de grande taille ou que certaines cellules possèdent déjà des fonctions. Dans ce cas de figure, on peut se tourner vers d’autres fonctions telles qu'INDEX et MATCH, qui permettent de chercher une valeur dans une colonne dans n’importe quel emplacement de la table de recherche.
Qu’en est-il de la fonction RechercheH ?
Si la fonction RechercheV permet de faire une recherche « verticale » dans les colonnes d’un tableur Excel, il est également possible de réaliser une recherche "horizontale" dans les lignes du tableur Excel. Cela est possible grâce à la fonction RechercheH. Cette fonction s’utilise lorsque les valeurs de comparaison sont situées dans une ligne en haut de la table de données.
Globalement, la fonction RechercheH fonctionne de la même manière que la fonction RechercheV : la syntaxe et les paramètres de la fonction sont identiques. Les messages d’erreurs les plus courants sont également liés à des erreurs présentes dans la syntaxe de la fonction.
